Es habitual ver cómo las empresas no tienen conocimiento sobre cuánto tiempo deben guardar la documentación que han ido generando. Eso genera una gran acumulación de documentos, tanto físicos como digitales, que no sabemos realmente si nos sirven para algo, pero los custodiamos “por si acaso”.
¿Conocemos la validez de esos documentos? ¿Tenemos claro si nos sirven para algo mantenerlos almacenados? ¿Cuáles son los plazos de conservación de los documentos?
En este artículo conocerás cuáles son los documentos que debes guardar y durante cuánto tiempo.
ÍNDICE
Según la normativa fiscal
La normativa fiscal es un conjunto de normas que van ligadas a los tributos, su establecimiento, aplicación y cómo se regulan. La Ley General Tributaria es la que regula la documentación de naturaleza fiscal que debe guardarse. En este caso, son cuatro años los que se consideran que deben guardarse los documentos, desde la finalización de estos. Aún así, hay que tener en cuenta que hay ciertos casos en los que se debe prestar especial atención:
- Si nuestro ejercicio ha tenido pérdidas, deberemos conservar los documentos durante diez años.
- Cuando Hacienda realiza revisiones de impuestos o presenta una declaración complementaria, reiniciamos el tiempo de conservación. Es decir, si una documentación de 2019 ha sido revisada en el 2021, deberíamos guardarla hasta 2025.
- Cuando hablamos de activos debemos tener en cuenta su amortización. Por ejemplo, si compramos un activo en 2010 y lo tenemos amortizando hasta 2020, deberemos guardar los documentos hasta 2024.
- Si adquirimos algún inmovilizado, cuyo valor esté por encima de 3.005,06 € se deberán guardar las facturas correspondientes durante nueve años, si son muebles y durante 14 años si son inmuebles.
La sanción que se impone a las empresas por no presentar un requerimiento obligatorio en este aspecto es del 2% de la cifra de negocio, siendo como mínimo de 10.000 €.
Según la normativa mercantil
El derecho mercantil es aquel conjunto de normas que repercuten a los comerciantes en la ejecución de su profesión o en los derivados de ellos.
El Código de Comercio es el activo donde se pueden encontrar las normativas referentes a la duración de la conservación de los documentos. Es en el artículo 30 donde encontramos que las empresas deben guardar sus libros de contabilidad, justificantes y documentación, que sea del mismo ámbito, durante seis años. El comienzo de la cuenta será el ultimo asiento realizado en los libros.
Como dijimos en la introducción no solo se deben guardar los documentos físicos, sino también todo lo digital, como los mails sobre la facturación, enviada y recibida.
Aún así, esto no es todo. Hay muchos documentos que son imprescindibles guardar hasta que ya no tengan validez. Es decir, son documentos que hasta que no se haya concluido una acción o no haya acuerdos vigentes, es recomendable custodiarlos.
Los libros oficiales donde realizamos la contabilidad, las cuentas anuales firmadas, los contratos que tienen una larga duración o las copias de seguridad informática de registros contables son algunos de los documentos que vale la pena conservar de manera indefinida.
Según la normativa laboral
El derecho laboral es una rama del derecho, cuya finalidad es la regulación del trabajo de forma libre o por cuenta ajena en una relación con contraprestación. A continuación, veremos algunas de las normas reguladas en la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social:
- Los plazos de prescripción de las infracciones son de tres años en el ámbito laboral y de cinco años, si son relacionados con la Seguridad Social.
- Los responsables de dichas infracciones son todas aquellas personas que estén cualificadas para contratar a una persona laboral.
- Los empresarios deberás mantener un registro de las horas de sus trabajadores, de manera mensual durante cuatro años.
- Será una infracción por parte del empresario el no tener en el lugar de trabajo la exposición del ejemplar del documento de cotización durante al menos un mes.
Cómo conservar la documentación
En cuanto a la forma de cómo debe guardarse la documentación también debe realizarse de una manera específica.
Se regula que la documentación deberá estar siempre en formato original (no vale tener copias o fotocopias). Deberá garantizarse, tanto de manera física como online, que esa documentación es auténtica, con contenido original, legible y legal.
Los requisitos de toda la documentación que hemos comentado a lo largo de esta entrada es responsabilidad de la empresa y profesionales que están al cargo de ello. Tanto de tener la documentación, como de cumplir los plazos relativos a ella.
Son muchos los clientes que deciden confiarnos la gestión laboral y de Seguridad Social de sus empresas, a los que elaboramos sus nóminas y demás documentación sociolaboral, y para los que realizamos todos los trámites necesarios ante la Seguridad Social y la Administración Tributaria.
Este servicio nos permite conocer de primera mano la realidad de nuestros clientes, lo que nos faculta para ofrecerles un mejor asesoramiento.
Si tienes alguna duda sobre este asunto, contacta con nosotros. En Pereira Menaut Abogados contamos con un excelente equipo de abogados especialistas en Derecho del Trabajo y de la Seguridad Social en Madrid.
