Del contenido de la citada Guía del Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social sobre registro de jornada de trabajo, que se publica a mero título informativo y que no tiene valor jurídico, consideramos oportuno destacar las cuestiones que recogemos a continuación, llamando la atención sobre el hecho de que el Ministerio remite constantemente al convenio o acuerdo colectivo como herramienta para solucionar los problemas que las empresas se van a encontrar a la hora de cumplir con esta nueva obligación legal.
ÍNDICE
Ámbito de aplicación de la obligación de registro
La obligación se aplica a la totalidad de trabajadores vinculados a la empresa mediante una relación laboral, pero en cuanto a las relaciones laborales de carácter especial, se deberá estar a lo establecido en su normativa específica. Concretamente, la Guía afirma que la obligación empresarial de registro no será de aplicación a los altos directivos (artículo 2.1.a) ET y Real Decreto 1382/1985, de 1 de agosto).
La Guía se refiere, como caso aparte, a los trabajadores que, “no siendo estrictamente personal de alta dirección (mandos intermedios, cargos de confianza o con ejercicio de especiales responsabilidades) tienen pactado un régimen de libre disponibilidad del tiempo de trabajo o forma parte de sus obligaciones contractuales su plena disposición horaria para el cabal cumplimiento de su actividad profesional”.
Respecto de los mencionados trabajadores será necesario igualmente llevar a cabo el registro de su jornada diaria, “sin perjuicio de la acreditación de su tiempo de trabajo mediante el pacto de disponibilidad horaria”, lo que no se entiende bien a qué puede referirse; además, separándose, en nuestra opinión, del objeto de la Guía, se afirma que se podrá interpretar que “la retribución obtenida por el trabajador ya compensa de manera proporcionada esa mayor exigencia de tiempo de trabajo”, afirmación que, aunque no está del todo claro su fundamento legal, no puede ser mal recibida.
La Guía menciona expresamente la existencia de otras normas que regulan la obligación de registrar el tiempo de trabajo, como las relativas al trabajo a tiempo parcial (art. 12.4 ET) o las que se refieren a sectores específicos, como el del transporte (Real Decreto 1561/1995, de 21 de septiembre), que, aparentemente, seguirán regulando la obligación de registro en sus propios términos.
En los casos de trabajadores contratados a través de empresas de trabajo temporal corresponde a la empresa usuaria la elaboración del registro diario de la jornada, pero ambas empresas, la ETT y la usuaria deben establecer los procedimientos de aportación de los registros para el cumplimiento de sus respectivas obligaciones.
Sobre el contenido y sistema de registro
La disposición legal se ciñe a la obligatoriedad de llevar un registro diario de la jornada, que deberá contener el horario concreto de inicio y finalización. Sin embargo, la Guía sugiere la conveniencia de reflejar en el registro las pausas, descansos u otras situaciones que pueden producirse durante la jornada y que no tienen el carácter de tiempo de trabajo, cuando pueda resultar idóneo para permitir eludir la presunción de que todo el tiempo que media entre el inicio y finalización de jornada registrada constituye tiempo de trabajo efectivo.
En cuanto a los trabajadores desplazados fuera del centro habitual de trabajo, el registro deberá incluir lo relativo a su tiempo de trabajo efectivo.
No existe ningún modelo oficial para la llevanza del registro. Así, será válido cualquier sistema o medio, en soporte papel o telemático, apto para cumplir el objetivo legal, esto es, proporcionar información fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori, ya sea por el empresario o por el propio trabajador. Para ello, la información de la jornada debe documentarse en algún tipo de instrumento escrito o digital, o sistemas mixtos, en su caso, que garanticen la trazabilidad y rastreo fidedigno e invariable de la jornada diaria una vez registrada, y que respeten en todo caso los derechos de los trabajadores a la intimidad y a la protección de sus datos personales.
El nuevo artículo 34.9 ET establece que: “Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, se organizará y documentará este registro de jornada”. Por ello, tan solo en defecto de convenio o acuerdo colectivo corresponde al empresario establecer un sistema propio que, en todo caso, debe someterse a la consulta de los representantes legales de los trabajadores.
Por consulta ha de entenderse lo previsto con carácter general en el artículo 64.1 ET, que dice que: “la consulta debe permitir a los representantes de los trabajadores el intercambio de opiniones y la apertura de un diálogo entre el empresario y el comité de empresa sobre una cuestión determinada, incluyendo, en su caso, la emisión de informe previo por parte del mismo”.
De no existir representación legal de los trabajadores ni previsión en convenio o acuerdo colectivo, la organización y documentación del registro corresponderá al empresario.
Sobre la conservación y acceso al registro
Es válido cualquier medio de conservación siempre que se garantice su preservación y la fiabilidad e invariabilidad a posteriori de su contenido, ya se trate de soporte físico o cualquier otro que asegure idénticas garantías.
La exigencia de que los registros permanezcan a disposición debe interpretarse en el sentido de que sea posible acceder a los mismos en cualquier momento en que se soliciten por los trabajadores, sus representantes o la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, para lo que deberán estar y permanecer físicamente en el centro de trabajo, o ser accesibles desde el mismo de forma inmediata.
Afirma la Guía que la permanencia a disposición no implica la obligación de entrega de copias, ni siquiera al trabajador que solicite copia de su registro diario, sin perjuicio de facilitar su consulta personal. Nos sorprende la rotundidad con la que el Ministerio niega la existencia de la obligación empresarial de facilitar copia de los registros a los interesados que lo soliciten, pues consideramos que, antes o después, serán los jueces de lo social los que terminen reconociendo el derecho de los trabajadores a recibirla.
Sobre el registro de horas extraordinarias
La nueva normativa mantiene intacta la regulación sobre el registro de horas extraordinarias, lo que permite concluir que el registro diario de jornada y el registro de horas extraordinarias son obligaciones independientes y compatibles.
Sin embargo, parece evidente que el nuevo registro del tiempo de trabajo puede utilizarse simultáneamente para el cumplimiento de la obligación de registro de las horas extraordinarias, que deberá satisfacer las exigencias legales respecto del mismo.
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