Si preguntamos qué es una nómina, la mayoría de las personas que llevan en el mercado laboral muchos años seguro que se refieren a ella como un documento impreso en el cual se refleja la cantidad de dinero que se cobra en contraprestación de los servicios prestados.
En esa definición encontramos el motivo de este post. Te contamos si las nóminas deben ser impresas o si se puede utilizar el formato de nómina electrónica.
ÍNDICE
¿Qué es la nómina electrónica?
La digitalización de la mayoría de los ámbitos laborales ha traído consigo la aparición de la nómina electrónica. Hablamos, por lo tanto, de un documento digital que tiene la misma validez legal que la nómina impresa.
La nómina electrónica se entrega mediante un archivo digital al correo electrónico del trabajador o en alguna plataforma que esté diseñada para subir estos documentos. Este método permite al trabajador poder almacenar las nóminas de una manera más fácil y acceder a ellas siempre que lo desee.
La empresa gestiona la creación de las nóminas electrónicas mediante programas que son específicos para estas. Con estos programas, las nóminas se crean en un formato PDF para que el trabajador tenga la posibilidad de imprimirlo, si se desea. La empresa dota de validez legal a la nómina electrónica mediante su firma electrónica.
También existen portales donde las empresas pueden subir las nóminas de los trabajadores sin necesidad de tener que enviarlas al correo electrónico. En estos portales, los empleados pueden acceder con su contraseña y usuario, de una manera fácil y rápida.
Por último, se debe aclarar que la nómina electrónica no tiene un carácter obligatorio para las empresas y se puede seguir entregando la nómina de manera física. Aun así, la mayoría de las empresas ya optan por las nóminas electrónicas dadas las grandes ventajas que conlleva.
Beneficios de la nómina electrónica
Cada vez es más habitual el uso de la nómina electrónica en el mundo empresarial y nos gustaría explicar cuáles son los motivos del aumento de su utilización. A continuación, explicaremos alguna de las ventajas que tiene sobre la nómina en papel:
- Tiempo elaboración: Para las empresas es una gran ventaja el poder realizar el proceso de hacer las nóminas de manera electrónica. Gracias a los programas existentes se automatiza el proceso y el ahorro en tiempo por parte de la empresa es sustancial.
- Disponibilidad: Los documentos que son enviados por la red o almacenados en la nube tienen la ventaja de que pueden ser consultados en cualquier momento. Desde cualquier dispositivo vas a tener la posibilidad de simplemente accediendo a tu correo o al portal donde se han subido disponer de la información que necesites.
- Fácil almacenamiento: El formato físico suele ser mucho más complicado a la hora de almacenar, pero en el caso de la nómina electrónica es mucho más sencillo. No ocupa espacio, puedes tenerla en varios dispositivos e incluso puedes, si quieres, obtener formatos que te permitan su impresión.
- Responsable con el medioambiente: Es una gran ventaja para la sociedad conseguir que el consumo de papel sea solo el estrictamente necesario. En este caso, el ahorro en costes para la empresa y el compromiso con el medioambiente van de la mano.
- Validez total: La legalidad de la nómina electrónica y de la nómina tradicional impresa es la misma. Ambas pueden ser presentadas ante organismos oficiales e instituciones.
- Difícil de perder: Mientras que la nómina tradicional cabe la posibilidad de que se traspapele al ser en papel, la nómina electrónica es más complicada de extraviar. Siempre podrás disponer de ella si está en la nube o si está subida a alguna plataforma.
La nómina electrónica tiene el mismo objetivo que la nómina tradicional y como hemos mencionado trae consigo algunas ventajas. Las nóminas deben ser firmadas. Mediante la firma electrónica el proceso para sellar tu conformidad con la nómina es más sencillo y rápido.
¿Es mejor la nómina electrónica o en papel?
Hace años se tenía la sensación de que el papel era un objeto el cual se podía tener en cualquier lugar y mucho más seguro que algo que estuviera en Internet. La conexión de los aparatos electrónicos a Internet era algo de lo que se dudaba al no disponer de una buena conexión en todos los lugares.
Con el avance de la tecnología, la disponibilidad de conexión a Internet y el aumento de aparatos electrónicos con posibilidad de acceder a las nóminas, la situación ha cambiado. En la actualidad hay pocas personas que no lleven consigo el móvil y que no tengan una conexión fluida a Internet en casi cualquier lugar.
Una vez resuelto el tema de la conexión a internet la otra batalla era la del almacenamiento. Se consideraba que era más seguro a vistas de desconocidos el tener la nómina en papel. Pues bien, los avances en ciberseguridad, la aparición de ciertas aplicaciones de almacenamientos en la nube y la regulación de las legislaciones correspondientes vuelven a dar ventaja a las nóminas electrónicas. Es mucho más sencillo almacenar las nóminas en formato digital que en formato físico para la gran mayoría de la población.
Por lo tanto, la nómina electrónica es un concepto que ha venido para quedarse en la sociedad y que cada vez va a ser mayor el número de empresas que opten por dar a sus empleados la nómina en este formato.
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